En ansökan om adoption från La Casa behandlas av dess styrelse i två steg; preliminärt och slutgiltigt godkännande.

Den familj som vill ansöka om adoption från La Casa börjar med att ansöka om adoptionshjälp från ALC. ALC har en särskild ansökningsblankett som finns på hemsidans första sida. Till denna ansökan ska också kopior på socialförvaltningens medgivande för adoption, fotografier av makarna och eventuella barn, samt hemutredningen bifogas. Om inte hemutredningen är klar är det möjligt att ställa sig i kö som adoptionssökande hos ALC. För mer information kösystemet och registreringsavgiften läs under ALCs kösystem.

Ansökan om adoptionshjälp behandlas av ALC och beslut meddelas makarna. Ett eventuellt avslag kan överklagas till MIA. Familjer som beviljas adoptionshjälp och får skicka sin ansökan till Colombia betalar den särskilda sökandeavgiften för adoptionshjälp till föreningen. När avgiften har registrerats kontaktar ALC barnhemmet och uppger makarnas namn och adress.

När familjen erhållit ansökningsblanketten från La Casa de la Madre y el Niño kan de färdigställa de dokument som behövs för det preliminära godkännandet. De dokument som ska skickas är:

• La Casa de la Madre y el Niños ansökningablankett. Ansökningsblanketten kan besvaras på engelska eller spanska. Den behöver inte legaliseras.
• Orginal av hemutredningen. Hemutredningen ska översättas och apostilleras.
• Orginal av socialförvaltningens medgivande. Medgivandet måste vara signerat. Medgivandet ska översättas och apostilleras.
• Ett personligt brev från familjen. Brevet ska inkludera en familjeberättelse. Familjeberättelsen ska innehålla information om era föräldrar, syskon och eventuella barn. Ni ska skriva om var och när de är födda, deras yrken, utbildningar, intressen och om det finns något annat som ni ville berätta som kan vara till hjälp för att behandla er ansökan. Brevet kan skrivas på spanska eller engelska och behöver varken översättas eller legaliseras.
• Kopior av makarnas pass. Sidorna med personliga uppgifter. Kopiorna behöver inte översättas eller legaliseras.
• Foton av makarna och eventuella barn.

Observera att styrelsen för barnhemmet La Casa kan ge avslag på ansökningar även om ALC har beviljat adoptionshjälp. I dessa fall återbetalas hälften av den särskilda avgiften.

ALC granskar handlingarna och ser särskilt till att alla eventuella begränsningar som socialnämnden gjort i medgivande och hemutredning klart framgår. Därefter skickar adoptionsföreningen handlingarna till barnhemmet.

Alla officiella handlingar ska skrivas på svenska och därefter legaliseras, dvs kontrolleras och stämplas först av Notarius Publicus med befogenhet att apostillera handlingar. Handlingarna ska legaliseras på svenska eller spanska. Makarna ombesörjer själva legaliseringen av alla dokument.

Familjerna ombesörjer själva översättningen och adoptionsföreningen kan förmedla adressen till en legaliserad översättare.

När handlingarna, dvs både de legaliserade svenska originalen och översättningarna, kommit till barnhemmet bedömer dess styrelse ärendet. Svaret meddelas per brev eller epost direkt till de sökande och innehåller antingen preliminärt godkännande eller avslag. ALC underrättas om barnhemmets beslut.

De makar som får ett preliminärt godkännande kompletterar sin ansökan med resterande dokument för att gå vidare i ansökningsproceduren.

Dokumenten är:

• Utdrag ur födelse- och dopbok (utfärdas antingen av den församling där vederbörande part är född, eller av landsarkivet i respektive län.)
• Äktenskapsbevis (ändamål äktenskap, utfäradas antingen av kyrkan eller Lokala Skattemyndigheten)
• Utdrag ur Rikspolisens register.
• Anställningsintyg med inkomstuppgifter.
• Intyg om ekonomiska tillgångar.
• Tre rekommendationsbrev.
• Läkarintyg om god fysisk och mental hälsa (formulär)
• Intyg om genomgången kurs för adoptivföräldrar. Kopia av kursintyget räcker.
• Intyg där det framgår att socialnämnden ansvarar för barnet till dess det har blivit svensk medborgare (mall).
• Intyg från sociala myndigheten att de ansvarar för att fyra uppföljningsrapporter blir gjorda efter hemkomst (mall).

Samtliga dokument ska skrivas på svenska och måste efter utfärdandet legaliseras, apostilleras och översättas. Obs! De två intygen från sociala myndigheten behöver endast apostilleras. Notarius Publicus skall legalisera på svenska eller spanska, ej engelska.

Här finns en checklista för ansökan.

De kompletterande handlingarna skickas därefter till ALC för granskning och sedan vidare till barnhemmet.

Barnhemmet fattar beslut om godkännande eller avslag.

Adoptionsföreningen underrättas om beslutet.

La Casa tillämpar ingen strikt köordning utan väljer efter egna prioriteringar och överväganden vilken familj som ska komma ifråga för vilket barn. Ibland kan sökande familjer få ett barn efter en mycket kort väntetid, i andra fall kan det dröja upp till två år.

De sökande ansvarar själva för att hålla de egna dokumenten giltiga under väntetiden. Observera att olika dokument har olika giltighetstid; sex månader eller två år. Läkarintyget, anställningsintyget och utdraget ur polisregistret måste uppdateras var 6:e månad.

Efter La Casas slutliga godkännande måste familjen vara beredd att med kort varsel åka till Colombia för att ta emot barnet. En av makarna kan som regel återvända hem i förväg men båda makarna måste komma till Colombia och ta emot barnet.

Familjen ska sörja för att ha resurser att klara av adoptionen samt eventuellt oförutsedda händelser och utgifter i Colombia.